Politique de confidentialité.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Symmetry est :

Cette personne veille au respect de la présente politique, reçoit les demandes d’accès et de rectification ainsi que les plaintes, et tient le registre des incidents de confidentialité.

2.1 Renseignements que vous nous fournissez

• Demande de soumission : prénom, nom, courriel, téléphone, entreprise, type d’événement, services souhaités, date, lieu, nombre d’invités et votre message.
• Échanges avec nous : le contenu de vos courriels, appels et messages.
• Clients : coordonnées de facturation, adresse de l’événement, personnes-ressources sur place, détails techniques et logistiques, et renseignements nécessaires au paiement. Lorsqu’un paiement par carte est offert, il est traité par notre fournisseur de paiement : nous ne conservons pas les numéros de carte complets.

2.2 Renseignements recueillis automatiquement

Sans votre consentement, seuls les renseignements techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site sont traités (par exemple, la mémorisation de vos choix de témoins). Si vous l’acceptez, nous recueillons aussi des données de navigation : pages consultées, durée de la visite, provenance de la visite, type d’appareil et de navigateur, région approximative et interactions (par exemple un clic sur notre numéro de téléphone ou l’envoi du formulaire).

2.3 Renseignements provenant de tiers

Il arrive qu’un partenaire, une agence événementielle ou un lieu nous transmette vos coordonnées afin que nous puissions réaliser un événement auquel vous êtes associé.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous.

• Répondre à vos questions et préparer vos soumissions.
• Planifier et livrer nos services : logistique, accès au lieu, horaires de montage et de démontage.
• Facturer, tenir notre comptabilité et respecter nos obligations légales et fiscales.
• Assurer le service à la clientèle et le suivi après l’événement.
• Mesurer l’audience du site et l’améliorer (avec votre consentement).
• Diffuser nos publicités et en mesurer les résultats (avec votre consentement).
• Vous envoyer des nouvelles ou des offres (avec votre consentement, voir la section 13).
• Protéger le site contre la fraude et les abus.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.

Nous demandons votre consentement de façon claire, pour des fins précises, et séparément de toute autre information. En remplissant notre formulaire, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour traiter votre demande. Pour toute autre fin, nous vous demanderons un nouveau consentement, sauf lorsque la loi permet de s’en passer. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à notre responsable (section 1) ou, pour les témoins, au moyen du bouton prévu à la section 5. Le retrait peut limiter certaines fonctions du site ou notre capacité à vous servir.

Un témoin (ou « cookie ») est un petit fichier enregistré sur votre appareil lorsque vous visitez un site. Nous utilisons un outil de gestion du consentement (Complianz) qui bloque les témoins non essentiels tant que vous ne les avez pas acceptés. Refuser est aussi simple qu’accepter, et refuser n’empêche pas d’utiliser le site.

Catégories utilisées

Certaines technologies marketing permettent de vous profiler, c’est-à-dire d’analyser votre navigation pour vous présenter des publicités adaptées. Elles sont désactivées par défaut et ne fonctionnent que si vous acceptez la catégorie Marketing.

Nous utilisons le mode consentement de Google. Tant que vous n’avez pas accepté, les outils de Google ne déposent aucun témoin d’analyse ou de publicité, mais peuvent recevoir des signaux limités, sans témoin, servant à produire des statistiques globales.

La liste détaillée des services, de leurs témoins et de leur durée est accessible dans le panneau de préférences, sous « Gérer les services ». Votre choix est conservé 12 mois, après quoi nous vous le redemanderons.

Gérer vos choix

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement en tout temps avec le panneau ci-dessous ou le lien « Gestion des témoins » au bas de chaque page. Vous pouvez aussi supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur.

À l’interne, seuls les membres de notre équipe qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches ont accès à vos renseignements. Nous pouvons les communiquer :

• À nos fournisseurs de services, qui agissent pour notre compte et sont tenus par contrat de les protéger et de ne les utiliser qu’aux fins prévues : gestion de la relation client et formulaires (HubSpot), courriel et stockage de documents (Google Workspace), comptabilité et facturation (QuickBooks, Intuit), gestion de projets et d’inventaire (Rentman, ClickUp), hébergement du site, mesure d’audience et publicité (Google, Meta).
• Aux techniciens et partenaires qui travaillent sur votre événement, et au lieu de l’événement, uniquement pour les renseignements nécessaires à sa réalisation.
• Aux autorités, lorsque la loi l’exige ou le permet.
• Dans le cadre d’une transaction commerciale (par exemple la vente de l’entreprise), aux conditions prévues par la loi.

Plusieurs de nos fournisseurs conservent des données à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons si ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate et encadrons cette communication par contrat. Les renseignements hébergés à l’étranger peuvent être soumis aux lois de ces territoires.

• Demandes de soumission sans suite : 24 mois après notre dernier échange.
• Dossiers clients et factures : le temps exigé par les lois fiscales, généralement six ans après la fin de l’année d’imposition visée.
• Données de navigation : selon la durée configurée dans nos outils, au maximum 14 mois.

À la fin de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés pour être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, conformément à la loi.

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements selon leur sensibilité : accès limités au personnel autorisé, comptes protégés par authentification, chiffrement des échanges avec le site (HTTPS) et mises à jour régulières de nos systèmes. Aucun système n’est infaillible. En cas d’incident de confidentialité, nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque, nous l’inscrivons à notre registre et, s’il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

Nous photographions et filmons nos installations et nos événements pour les présenter sur notre site et nos réseaux sociaux. Des participants peuvent y apparaître. Nous privilégions les plans d’ensemble qui mettent en valeur la scène et la technique. Si vous êtes reconnaissable sur une image et souhaitez qu’elle soit retirée, écrivez à info@symmetrysl.com en indiquant la page ou la publication : nous la retirerons de nos plateformes dans un délai raisonnable.

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous, à quelles fins, et qui y a accès;
• y accéder et en obtenir une copie, y compris, lorsque c’est possible, dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• retirer votre consentement;
• demander que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant ou que nous désindexions un lien permettant d’y accéder, lorsque la loi le permet;
• porter plainte.

Pour exercer vos droits, écrivez à notre responsable (section 1). Nous pourrons vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription ou la reproduction, et vous en serez informé à l’avance.

Nos services s’adressent aux adultes et aux organisations. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur une personne de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale.

Nous vous envoyons des nouvelles ou des offres par courriel uniquement si vous y avez consenti ou si la Loi canadienne anti-pourriel le permet. Chaque envoi comprend un lien de désabonnement, et votre demande est traitée dans un délai de 10 jours ouvrables.

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter nos pratiques ou l’évolution de la loi. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous l’annoncerons clairement sur le site.

Pour toute question, demande ou plainte, écrivez à info@symmetrysl.com. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou, si vous résidez ailleurs au Canada, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.